Gastos de administración: ¿qué son y cuáles son sus características?

Todas las compañías, independientemente del tamaño que sean, tienen gastos que deben cubrir mensualmente. Buena parte de dichos montos, son indispensables para el correcto funcionamiento de la compañía, especialmente aquellos relacionados con la administración. Ahondemos en este tema a continuación. 

¿Qué son los gastos de administración?

Son aquellos gastos no técnicos que se relacionan con la funcionalidad de la empresa. Esto significa que son necesarios para que la organización funcione todos los días, pero, no están directamente relacionados con la elaboración de bienes o servicios. 

Su fin primordial es mantener la estructura y soporte administrativo que facilita la gestión eficiente del negocio. A diferencia de los costos de producción o ventas, los gastos de administración no varían directamente con el nivel de fabricación o ventas, lo que los convierte en costos fijos en gran parte. 

Ejemplos de gastos administrativos

A modo de ilustración, los gastos de administración pueden ser:

• Salarios del personal, engloba el pago a empleados como gerentes, contadores, recursos humanos y personal de recepción.

• Alquiler de oficinas, el costo del espacio donde se realizan las funciones administrativas de la empresa.

• Servicios públicos, desembolsos por electricidad, agua, internet y teléfono utilizados en las instalaciones físicas.

• Suministros de oficina, materiales como papel, bolígrafos, impresoras y equipos de oficina fundamentales para el trabajo diario.

• Seguros, primas de seguros para la protección de la propiedad, responsabilidad civil y otros riesgos relacionados con la operación de la compañía.

• Honorarios profesionales, pagos a asesores externos, como abogados, contadores o consultores que brindan servicios administrativos.

• Por mantenimiento, gastos asociados con la limpieza y cuidado de las instalaciones administrativas.

• Amortización y depreciación, costos relacionados con la depreciación de activos fijos como mobiliario de oficina, computadoras y otros equipos.

• Software y licencias, compras en programas informáticos y licencias necesarias para la operación administrativa.

Estos ejemplos resaltan la variedad de costos que pueden formar parte de los gastos administrativos, todos enfocados en sostener la estructura operativa de la empresa.

Características de los costos de administración

• Los costos de administración suelen ser fijos, lo que significa que no varían directamente con el nivel de producción o ventas. Por ejemplo, el salario de un gerente o el alquiler de una oficina no cambia con el número de productos creados o vendidos.

• Estos valores no están vinculados directamente con la creación de bienes o servicios, sino con el soporte y coordinación de las actividades operativas de la compañía. Son necesarios para el funcionamiento general, pero no contribuyen directamente a la producción.

• Son recurrentes y necesarios para el funcionamiento continuo de la organización. 

• Dado que no están relacionados directamente con la fabricación de un artículo específico, estos costos son difíciles de asignar a un producto o servicio particular, lo que los convierte en costos indirectos dentro del proceso contable.

• Aunque no contribuyen directamente a los ingresos, los costos de administración son esenciales para la estructura y operación eficiente de la empresa, asegurando que todos los departamentos y funciones se coordinen correctamente.

• Por lo general, las compañías de distintos rubros suelen tener los mismos gastos de administración.

Estas características reflejan la naturaleza indispensable de los costos de administración en cualquier organización, aunque no estén directamente ligados a las actividades productivas.

¿Cómo se calculan los gastos de administración? 

Para su cálculo, los administradores de empresas suman todos los costos asociados con la operación y gestión administrativa de una compañía durante un período específico. 

Te presentamos el proceso en pasos:

1. Identificación de los costos administrativos. El primer paso es identificar todos los gastos que se consideran de administración, como salarios del personal, alquiler de oficinas, servicios públicos, suministros de oficina, seguros, honorarios profesionales, amortización de activos, entre otros.

2. Registro contable. Todos estos costos deben estar registrados en la contabilidad de la compañía bajo cuentas específicas designadas para gastos administrativos.

3. Sumar los costos. Una vez identificados y registrados, se suman todos los costos administrativos incurridos durante el período (mensual, trimestral, anual) que se desea evaluar.

4. Revisión y ajustes. Se revisan los registros para asegurarse de que no se hayan omitido costos y se realizan ajustes si es necesario, como la amortización de activos o la distribución de costos compartidos entre departamentos.

El total de estos costos representa los gastos administrativos de la compañía para el período analizado. Dicho total se utiliza luego para preparar estados financieros y para el análisis de la eficiencia administrativa de la empresa.

En resumen, los gastos de administración, aunque a menudo pasan desapercibidos, son el pilar que sostiene la estructura organizativa de una organización. Con una adecuada gestión de estos costos, las empresas no solo aseguran su operación diaria, sino que también fortalecen su capacidad para adaptarse a cambios y desafíos en el entorno empresarial.