El Proceso Administrativo en el sistema de salud: características y desafíos

A pesar de que la administración de los servicios de salud exige una gestión excepcional, en algunos casos, a nivel práctico no se alcanzan los objetivos. Por ello, exige de profesionales con los saberes, competencias y métodos para brindar propuestas que den solución a las dificultades y problemáticas de la ciudadanía en el ámbito de la salud.

Un administrador de servicios de salud debe contar con una visión integral y holística del sistema, apoyándose en los principios elementales de la administración. Es decir, que debe ser capaz de gestionar el centro de salud, clínica, hospital o unidad médica como una organización que requiere de la planeación, la implementación, la sistematización y la evaluación de todas las acciones y procesos desarrollados. 

¿A qué hace referencia el proceso administrativo?

Se refiere al conjunto de etapas o pasos que deben seguirse para el cumplimiento de una acción. El modelo fue desarrollado y aplicado por Henri Fayol, entre finales del siglo XIX y principios del siglo XX. Desde entonces ha sido considerado como una estructura fundamental de la Administración en la práctica. 

Por tanto, a partir del proceso administrativo, las organizaciones pueden alcanzar el cumplimiento de sus metas y objetivos. De igual modo, mediante su aplicación se puede hacer mejor uso de los recursos de la empresa. Dicho proceso se conforma de cuatro fases primordiales, planificar, organizar, dirigir y controlar.

Conoce mejor cada una de estas fases en nuestra nota: ¿Cuáles son las etapas del proceso administrativo?

Etapas del proceso administrativo en salud

1. Planeación. En esta fase se definen los objetivos en el ámbito de la salud, estrategias y recursos necesarios para alcanzar las metas, considerando las necesidades de la población y las políticas sanitarias.

2. Organización. Es una etapa en donde se estructura y asigna recursos humanos, materiales y tecnológicos, estableciendo roles, jerarquías y procesos para garantizar la eficiencia en los servicios de salud.

3. Dirección. Consiste en impulsar y coordinar al equipo de trabajo mediante liderazgo, comunicación y motivación para ejecutar las actividades planificadas.

4. Ejecución. Es la fase en la que se lleva a cabo las actividades y estrategias definidas en la planeación, aplicando los recursos asignados para brindar atención sanitaria efectiva.

5. Control. Por último, en esta etapa se supervisa y evalúa los resultados obtenidos comparándolos con los objetivos establecidos, identificando desviaciones y aplicando correcciones cuando sea necesario.

Características del proceso administrativo

Se exponen los atributos esenciales que definen y estructuran este conjunto de etapas orientadas a lograr objetivos organizacionales de manera eficiente: 

• Universalidad. El proceso administrativo es aplicable en cualquier tipo de organización, sin importar su tamaño, sector o ubicación. Desde pequeñas empresas hasta grandes corporaciones, dicho proceso se adapta para alcanzar objetivos de manera eficiente.

• Secuencialidad. Está compuesto por etapas que se deben seguir en un orden lógico: planeación, organización, dirección, ejecución y control. Aunque son interdependientes, cada fase tiene un rol específico dentro del proceso.

• Cíclico. Es un proceso continuo que no termina, ya que los resultados obtenidos generan información para iniciar nuevamente las etapas, permitiendo una mejora constante en las operaciones.

• Interrelación de etapas. Cada fase del proceso administrativo está conectada con las demás. Las decisiones en una etapa influyen directamente en las siguientes, creando un sistema integral de gestión.

• Flexibilidad. Se adapta a los cambios del entorno interno y externo. Esto permite ajustar planes, estructuras y estrategias para responder a las necesidades del mercado o imprevistos.

• Orientación a objetivos. El proceso administrativo siempre está enfocado en lograr metas organizacionales de, maximizando los recursos disponibles.

• Uso de recursos. Optimiza los recursos humanos, financieros, materiales y tecnológicos mediante una correcta planeación y ejecución, asegurando el uso eficiente de los mismos.

• Racionalidad. Busca que todas las decisiones y acciones dentro del proceso sean lógicas, fundamentadas y orientadas a maximizar resultados con el menor desperdicio posible.

• Temporalidad. Cada etapa del proceso administrativo se desarrolla dentro de un marco temporal definido, permitiendo medir el progreso y garantizar el cumplimiento de los objetivos en los plazos establecidos.

• Interdisciplinariedad. Se nutre de conocimientos y técnicas de distintas disciplinas, como economía, psicología, sociología y tecnologías de la información, para optimizar la gestión y toma de decisiones en la organización.

3 desafíos del proceso administrativo en el sistema de salud

Profesionales capacitados en el contexto empresarial será la base para enfrentar algunos de los desafíos que deben enfrentar los administradores de salud en el desempeño de sus funciones. Algunos de estos retos son:

1. Comunicación fluida entre departamentos

Uno de los retos más complejos es la unificación de la administración. Esto se debe a que en los centros hospitalarios, del tamaño que sea, siempre participarán diferentes sectores que pueden adoptar metodologías de trabajo propias a su área. Esto puede incidir negativamente en la estructuración de un modo de actuación y en la correcta gestión gerencial.

Una de las formas de poder enfrentar esta realidad, es contar con una plataforma que conecte los diferentes sectores. Convirtiéndose en un canal central que dé cuenta del servicio interno. De esta manera, será posible que las acciones que requieren a más de un grupo, puedan enfocarse en un mismo entorno, reaccionando de forma estandarizada, expresando una mayor transparencia en la administración.  

2. La atención a los pacientes 

Dado que la atención a los usuarios en este tipo de organizaciones requiere de un gran número de acciones, como programar citas, acceder a resultados, o verificar fechas de consulta, es necesaria la atención omnicanal. Esto significa que, la administración debe apostar por una experiencia de alta calidad y fluida a los pacientes que, desde este contexto, también son clientes. 

Frente a esta situación, el uso de la tecnología tendrá un rol imprescindible, pues significa que se adapta a los nuevos perfiles de los consumidores. Una de las herramientas que puede implementarse son los chatbots, los cuales serán de gran ayuda para la atención en un primer nivel. 

3. Los costos de la estructura interna

Debido a la naturaleza de las instituciones que forman parte del sistema de salud, los costos de mantenimiento de la estructura interna pueden resultar elevados. Frente a este desafío, es posible la creación de Centros de Servicios Compartidos (CSC) que permitan la disminución de costos. 

Los Centros de Servicios Compartidos consisten en un modelo operativo que facilita la centralización de actividades que son habituales para una conjunto de empresas. Así, es posible aumentar la eficiencia de los procesos, al tiempo que cada equipo puede dedicarse a sus labores principales. 

A modo de síntesis, se puede evidenciar como el proceso administrativo es esencial en el sistema de salud para lograr una organización eficiente, tomar decisiones informadas, ejercer control y evaluación, promover la mejora continua y alcanzar una mayor eficiencia y efectividad en la atención médica. Su aplicación adecuada contribuye a un sistema de salud sólido y orientado hacia la calidad, favoreciendo el bienestar de los pacientes.